Vil bruke KI på 3.500 ansatte

Ålesund kommune har lyst ut en konkurranse om et nytt, skybasert verktøy for arbeidstids- og bemanningsplanlegging. Målet er å bruke kunstig intelligens til å gjøre turnusplanleggingen enklere og mindre tidkrevende.

Anskaffelsen har en estimert verdi på 2,4 millioner kroner eksklusive merverdiavgift. Tilbudsfristen gikk ut 5. oktober.

Ifølge HR-sjef Roar Reiten arbeider rundt 3.500 ansatte i kommunen i turnusordninger. Det er først og fremst ansatte innen helse, pleie og omsorg, samt deler av oppvekstområdet, som er aktuelle for den nye løsningen.

Les også: 

– Det skjer utrolig mye akkurat nå

Kan bli tatt i bruk i 2027

Kommunen har ennå ikke bestemt om alle aktuelle virksomheter skal begynne å bruke verktøyet samtidig, eller om innføringen skal skje gradvis.

Det er heller ikke snakk om at de ansatte får nye turnuser med det første.

– Årsturnusen for 2028 er den første realistiske turnusen som kan utarbeides med støtte fra KI-verktøyet, opplyser Reiten. 

Det betyr at opplæring og forberedelser må gjennomføres i løpet av 2027. Målet er at lederne skal kunne bruke verktøyet når turnusene for 2028 utarbeides høsten neste år.

Vet ikke hvor mye de kan spare

Et sentralt mål med anskaffelsen er å frigjøre tid for kommunens ledere.

I dag brukes det mye arbeid på å sette opp turnuser som skal ta hensyn til bemanning, kompetanse, lovverk og de ansattes ønsker.

Hvor mye tid som faktisk går med, vet kommunen imidlertid ikke.

– Det er ikke gjennomført noen kartlegging av hvor mange timer ledere i dag bruker på turnusplanlegging. Samtidig er det en klar oppfatning av at dette er en tidkrevende oppgave, sier Reiten til iÅlesund. 

Kommunen har heller ikke lagt inn noen konkret økonomisk gevinst i prosjektet.

– Den forventede gevinsten er først og fremst frigjort lederkapasitet, slik at ledere kan bruke mer tid på andre ledelsesoppgaver.

Eventuelle økonomiske besparelser skal vurderes etter at løsningen er tatt i bruk og erfaringene er evaluert.

Les også: 

Fra journalistplaner til drømmejobben

Skal ikke bestemme hvem som jobber

Selv om kunstig intelligens skal brukes til å sette opp turnusforslag, understreker Reiten at det fortsatt er mennesker som skal ta beslutningene.

– KI-verktøyet vil ikke selv bestemme hvem som skal jobbe når. Verktøyet skal brukes som et hjelpemiddel for å generere forslag til turnuser innenfor de rammene som virksomheten setter.

Lederne skal fortsatt ha ansvaret for å vurdere og kvalitetssikre turnusene i samarbeid med tillitsvalgte.

Verktøyet skal blant annet ta hensyn til riktig bemanning og kompetanse, lov- og avtaleverk, rettferdig fordeling av helger og ubekvemme vakter, samt de ansattes ønsker så langt det lar seg gjøre.

Ansatte og tillitsvalgte skal fortsatt involveres i prosessen, og turnusene må behandles og godkjennes etter gjeldende rutiner.

Ingen garanti for mindre overtid

Bedre turnusplanlegging kan på sikt bidra til mer effektiv bruk av kommunens ressurser.

Likevel legger ikke kommunen til grunn at det nye KI-verktøyet i seg selv vil redusere behovet for overtid eller innleie.

– Det er derfor ikke lagt til grunn at innføring av KI alene skal gi redusert bruk av innleie eller overtid, selv om bedre planlegging over tid kan bidra til mer hensiktsmessig ressursutnyttelse, forklarer Reiten.

Kommunen ønsker først og fremst å gjøre arbeidet med grunnturnusene enklere og mer effektivt.

Les også: 

Bente (43) forvalter Ålesunds hukommelse